Пять этапов проверки директором своей бухгалтерии
Доверяй, но проверяй. Безусловно, бухгалтер и руководитель работают в одной упряжке. Здесь без доверия никак. Но это не означает, что проверять не следует.
Как контролировать своего бухгалтера расскажет наш эксперт — Наталия Кулакова, руководитель компании по бухгалтерскому сопровождению юридических лиц МайБух, практикующий главный бухгалтер и налоговый консультант.
За время моей работы в финансовой сфере, а это уже более 15 лет, я находилась с обеих сторон: и со стороны бухгалтерии, и со стороны руководителя, который ведет контроль.
ЧИТАЙТЕ СТАТЬЮ ДО КОНЦА И ВАС ЖДЕТ ЭКСКЛЮЗИВ
Опираясь на свой опыт, могу сказать точно — контроль очень важен. И даже не контроль, а более широкое понятие — взаимодействие.
Расскажу вам две реальные истории из моей практики о том, как контроль и его отсутствие влияли на дальнейшее развитие бизнеса.
Закончив университет в 2007 году, я стал работать бухгалтером в компании, занимающейся долевым строительством жилых домов. Это было начало развития долевого строительства и законодательных норм, регулирующих этот процесс, бухгалтерского учета практически не было. Бухгалтерия состояла из нескольких человек и работала по принципу «тушить пожары». Это значит делать горящие дела: платежи, набивать приход, выдавать зарплату, сдавать отчеты из того, что было. Никакого взаимодействия и контроля со стороны руководителя не было. Директор считал, если стройка не стоит, то все в порядке. Но бухгалтерия имеет свойство инертности, и незаметные на первый взгляд проблемы копились как снежный ком. В какой-то момент обнаружилась громадная кредиторка, недостача материалов на складе, недоплата по налогам и «мертвые души» в списках на выплату зарплаты. Долгое время собственник пытался выровнять ситуацию, но безрезультатно, компания обанкротилась. Это было расплатой за отсутствие контроля.
Вторая история — это пример выстраивания системы здорового контроля со стороны руководителя. На моей последней работе, где я работала как наемный сотрудник, работа строилась по принципу постоянного взаимодействия руководителя с финансовым отделом.
Был выстроен регламент учета, контрольные показатели, сроки внутренней отчетности. Никакие проблемы не оставались незамеченными, вовремя принимались правильные решения. Благодаря такому подходу эта компания успешно развивается, в том числе и на международном рынке, уже более 10-ти лет.
Поэтому очевидно, контроль необходим.
Вас может заинтересовать наш материал «Изменения в КУДиРе на УСН».
Этапы контроля
И я считаю, первое, с чего нужно начать руководителю, — это разобраться в бухгалтерской и финансовой системе самостоятельно. Невозможно контролировать то, в чем не разбираешься. Конечно, необязательно вникать в проводки, учить активные и пассивные счета и всякие тонкости бухгалтерии. Но понимать структуру своего бизнеса, определять выручку, знать, что есть доходы и расходы, кредиторка и дебиторка, а также понимать, как считаются налоги и как они оптимизируются, директор обязан. Контроль рождается из понимания процесса.
Итак, первая ступень в организации контроля — это изучение и понимание системы.
На второй ступени контроля разрабатываются конкретные инструменты проверки. Это могут быть формы отчетов и ключевые показатели.
Например, отчет по выручке, отчет по дебиторской и кредиторской задолженности, отчет по расходам, сводки по остаткам материалов, отчет по фонду оплаты труда, отчет по системе налогообложения.
Как нет двух одинаковых людей, так нет и двух одинаковых бизнесов, поэтому у каждого предприятия свои контрольные отчеты.
Третья ступень — контрольные сроки.
Идеально, когда все разработанные контрольные отчеты директор может получить в любой момент времени, когда они формируются автоматически. Но срок составления отчетности раз в месяц тоже допустим.
Следующий, четвертый этап контроля, — это проверка с привлечением третьих лиц. Чтобы убедиться в достоверности информации, которую представляет бухгалтерия, необходимо эту же информацию запросить во внешних источниках.
Например, сводку по налогам можно получить в налоговой инспекции, запросить выборочно акты сверки у поставщиков и покупателей, фонд оплаты труда проверить в соответствии с выплаченной зарплатой по конкретному сотруднику.
На последнем, пятом этапе, контролируем сданную срок отчетность. Информацию можно получить по электронной цифровой подписи в системе, через которую предоставляется отчётность. Там информация строится в виде календаря с указанием сроков сдачи отчётности и просроченные отчёты горят красным уведомлением, даже неподготовленному человеку сразу станет понятно, что сдано вовремя, а что с нарушением срока.
Усиленный контроль потребуется, если возрастет количество требований к вам из налоговой, если произойдет блокировка счета, пойдут жалобы со стороны покупателей и поставщиков о не вовремя оформленных документах или возвраты этих документов.
На первый взгляд кажется очень сложным организовать такую систему контроля, но на самом деле, придется потрудится только в начале, и весь оставшийся период работы вы будете пожинать плоды своих усилий в виде владения достоверной информацией о свое компании.
В заключении хочется отметить, контроль успешного развития — залог спокойных нервов и готовности к любой ситуации. Всегда помните пословицу про доверие про проверку.
Trade-in р/с + 5000 бонусных рублей + 10 месяцев на дорогом тарифе БЕСПЛАТНО
Если вам понравилась наша статья, то, пожалуйста, поставьте лайк и подпишитесь на наш канал.
Статья была подготовлена для вас порталом Sovcom.pro
