Порядок работы с электронными документами

Электронный документооборот — это реальность, а не ближайшее будущие. Именно поэтому каждый ИП должен понимать нюансы работы с такими документами, знать все законодательные требования в этой сфере и, естественно, соблюдать их.

Прежде всего

Главное, что надо знать про электронные документы:

Электронный документ, подписанный электронной подписью имеет такую же юридическую силу как и привычный нам бумажный документ, подписанный от руки.
Самая надежная электронная подпись — квалифицированная электронная подпись. Есть документы, которые подписываются только ею. Неквалифицированная электронная подпись или простая электронная подпись в этих случаях не подходит.
Закон предусматривает ряд случаев, когда бумажный документооборот необходим.
Например, вы подписываете электронный трудовой договор с удаленным работником, но все равно обязаны выслать ему его вариант трудового договора на бумаге.
Есть отчеты, которые сдаются исключительно в электронном виде. Такие отчеты обязаны подписываться электронной подписью. Подпись эта потребуется и для участия в торгах, и при регистрации онлайн-кассы.
Например, в электронном виде сдают отчеты в налоговую компании со штатом более 100 человек, а также все плательщики НДС. В ПФР и ФСС электронно сдают отчеты компании, в которых работает более 25 человек.

Кто может иметь такую подпись

Закон разрешает иметь электронную подпись физическим лицам, юридическим лицам и ИП.

Каждое лицо имеет свою подпись. С физлицами и ИП все понятно. Подпись юрлица оформляется на руководителя или главного бухгалтера.

Обратите внимание, передать электронную подпись по электронной доверенности нельзя. В настоящий момент таких доверенностей нет! Однако работа над соответствующими поправками в закон «Об электронной подписи» уже идет. Ожидается, что поправки будут приняты и вступят в действие к 2022 году.

Вас может заинтересовать наш материал «Добросовестный ИП: кто это».

Требования к электронным документам

Итак, электронные документы подписываются электронной подписью.

Напомним, при оформлении бумажного документа его подписывали две стороны. При оформлении электронного документа процедура немного иная и происходит она при участии головного удостоверяющего центра, который проверяет действительность электронной подписи. Подпись каждой стороны в электронном документе фиксируется оператором этого центра. Сперва подписывает одна сторона, после чего она не может внести правки. Потом подписывает другая сторона.

Например, продавец формирует свой документ, вносит всю необходимую информацию в него, указывает реквизиты и электронно подписывает. После этого изменить что-то в документе он не может. Покупатель должен внести информацию со своей стороны. Для этого он связывается с файлом продавца по идентификатору.

Если электронный документ «разбивается» на несколько листов, то идентификатор имеет каждый лист! Это сделано для невозможности добавления несуществующих листов.

Подпись не единственное требование к электронным документам. Есть требования к формату, а также к самой процедуре подписания (как уже описывалось выше).

Самые жесткие требования касаются счетов-фактур. Во-первых, они выставляются по взаимному согласию сторон. Во-вторых, в электронном виде используется формат, утвержденный ФНС. В-третьих, электронно передаются в порядке, утвержденном Минфином.

Все эти требования означают, что отправка по электронной почте скана счета-фактуры не соответствует нормам электронного документооборота!

Подробно требования можно узнать в Приказе ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, в Приказе ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, в Приказе ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Статья написана командой sovcom.pro. Открыть расчетный счет в Совкомбанке по самому выгодному тарифу можно по этой ссылке!

По материалам